Comment concevoir des bases de données relationnelles dans Microsoft Access pour les débutants : 17 étapes

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-30 09:06

Le jeu d'instructions qui s'ensuit détaille comment concevoir des bases de données relationnelles dans Microsoft Access. Ce guide montrera d'abord comment lier correctement deux (2) tables. Je détaillerai ensuite comment créer un formulaire à partir de cette nouvelle relation, permettant à l'utilisateur de saisir de nouvelles informations dans la base de données. Aucune expérience préalable avec ce logiciel n'est requise. Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur sur lequel Microsoft Access est installé. Ce processus ne devrait pas prendre plus de 15 à 20 minutes du début à la fin. Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez alors lier une quantité pratiquement infinie de points de données, ce qui rend la saisie et la journalisation des données beaucoup plus efficaces. Plongeons dedans !

Avis de non-responsabilité: ce jeu d'instructions utilise des données préchargées pour créer les tables dans Access. Vous pouvez soit précharger vos propres données, soit saisir manuellement des données pour créer vos tableaux.

Étape 1: Ouvrez Microsoft Access

Étape 2: Après avoir ouvert Access, accédez à "Tous les objets d'accès". C'est là que nos tables sont répertoriées

Étape 3: Cliquez avec le bouton droit sur la première table que vous souhaitez ajouter à votre base de données relationnelle (ici sur la table "parente"). Sélectionnez "Design View" dans la fenêtre correspondante

Étape 4: Avec le champ d'identification en surbrillance, sélectionnez "Clé primaire". une icône de clé apparaîtra à côté du champ ID. Ensuite, fermez le tableau. (Access vous demandera soit d'enregistrer la table, soit de l'enregistrer automatiquement)

Étape 5: Cliquez avec le bouton droit sur la deuxième table que vous souhaitez ajouter à votre base de données relationnelle (ici sur la table "enfant"). Sélectionnez "Design View" dans la fenêtre correspondante

Avec le champ d'identification en surbrillance, sélectionnez « Clé primaire ». Une icône de clé apparaîtra à côté du champ ID.

Étape 6: Ajoutez un champ final à la table enfant en cliquant sur le premier champ vide sous « Nom du champ »

Le texte de ce champ doit correspondre au nom de champ de la clé primaire (ou du premier champ) de la table parent, et s'appelle la « clé étrangère ». Ensuite, fermez la table.

Étape 7: À l'aide du panneau de navigation, sélectionnez « Outils de base de données », puis sélectionnez « Relations »

Étape 8: faites glisser les tables parent et enfant vers le panneau « Relations »

Développez les tableaux si nécessaire pour vous assurer que tout le texte des tableaux est affiché.

Étape 9: faites glisser la clé primaire de la première table vers la clé étrangère de la deuxième table. Cela ouvrira la fenêtre « Modifier les relations »

Étape 10: Sélectionnez « Appliquer l'intégrité référentielle », puis « Créer ». Il y aura désormais un lien entre les deux tables

Étape 11: À l'aide du panneau de navigation, sélectionnez « Créer » puis « Assistant de formulaire »

Étape 12: À l'aide de la boîte de dépôt « Tables/requêtes » dans la fenêtre correspondante, déplacez les champs de la table parente que vous souhaitez sur votre formulaire. Faites de même avec la table enfant

Remarque: N'ajoutez pas les clés primaires ni étrangères de la table enfant au formulaire. Sélectionnez ensuite « Suivant ».

Étape 13: Choisissez "Formulaire avec sous-formulaire(s) pour votre vue de données, puis sélectionnez "Suivant"

Étape 14: Choisissez une mise en page pour votre sous-formulaire. Nous allons utiliser le tableau car c'est un peu plus facile à ajuster. Ensuite, sélectionnez "Suivant"

Étape 15: Sélectionnez « Ouvrir le formulaire pour afficher ou saisir des informations », puis « Terminer »

Étape 16: Votre formulaire et votre sous-formulaire ont été créés

Si nécessaire, ajustez la mise en page du formulaire et du sous-formulaire pour afficher tous les champs. Cliquez avec le bouton droit sur votre formulaire, sélectionnez « Vue de la mise en page » et ajustez si nécessaire. Une fois que vous avez corrigé la mise en page, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez « Affichage du formulaire » pour saisir les données.

Étape 17: Commencez à entrer et à vous connecter

Toutes nos félicitations! Vous avez lié avec succès deux tables distinctes dans Microsoft Access. En créant un formulaire et un sous-formulaire associés, vous pouvez désormais saisir des données qui se refléteront dans les tableaux correspondants.

Pour tester, saisissez du texte dans le premier champ de votre formulaire. Sélectionnez le bouton « Tabulation » de votre clavier pour passer au champ suivant du formulaire/sous-formulaire. Dans le dernier champ du sous-formulaire, la sélection de « Tab » effacera à la fois le formulaire et le sous-formulaire et déplacera les données vers leurs tables respectives. Sélectionnez le formulaire ou le tableau d'accompagnement du sous-formulaire. Lorsque vous voyez les données que vous avez saisies dans le formulaire et le sous-formulaire sur les tables, vous aurez terminé la tâche avec succès.

Dépannage: ajoutez uniquement les clés primaires de la table parent à votre formulaire. Omettez d'ajouter les clés primaires et étrangères de la table enfant à votre sous-formulaire. N'ajoutez pas plus d'une clé primaire par table.

Merci d'avoir lu et profitez d'un processus d'enregistrement et de stockage des données beaucoup plus efficace !