Comment télécharger et renommer des documents dans une bibliothèque SharePoint Office 365 : 8 étapes

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-30 09:08

Dans ce instructable, vous apprendrez comment télécharger et renommer des documents dans une bibliothèque Office 365 SharePoint. Cette instructable est spécialement conçue pour mon lieu de travail, mais elle peut être facilement transférée à d'autres entreprises pour toute personne qui utilise les bibliothèques SharePoint.

Fournitures nécessaires:

• Ordinateur, ordinateur portable ou tablette.
• Logiciel SharePoint.
• Téléchargement et modification des autorisations dans la bibliothèque SharePoint.

Avis de non-responsabilité: aucune mesure de sécurité n'est nécessaire.

Étape 1: Sélection de la bibliothèque

Au sein de notre groupe de travail Recherche, il est important de déterminer dans quelle bibliothèque le document doit être stocké. S'il s'agit d'un rapport d'analyste d'une banque ou d'une société publique, des documents tels que; Dépôt SEC, communiqué de presse ou transcription, il doit être stocké dans Wall Street Research and Public Company Documents. S'il s'agit d'un article d'un magazine, d'une revue médicale ou de publications en ligne telles que; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association ou American Seniors Housing Association, il doit être conservé dans la bibliothèque des publications. Vous pouvez trouver les bibliothèques répertoriées dans la barre latérale gauche de la page d'accueil du groupe de travail de recherche. Une fois que vous avez déterminé la bibliothèque correcte, vous devez cliquer sur la bibliothèque pour l'ouvrir.

Étape 2: Téléchargement rapide du ou des documents dans la bibliothèque de publications

* Si vous téléchargez des documents dans la bibliothèque de documents de Wall Street Research and Public Company, ignorez cette étape et reportez-vous à l'étape 3.

Pour la bibliothèque de publications, ouvrez la bibliothèque en cliquant sur le lien Publications dans la barre latérale dans la première étape. De là, sélectionnez le(s) document(s) que vous souhaitez télécharger et faites-les glisser dans la bibliothèque. Pour vous assurer que vous téléchargez le(s) document(s) au bon endroit, lorsque vous faites glisser le(s) document(s) dans le groupe de travail, votre écran devrait apparaître comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus. La bibliothèque devrait être grisée et vous devriez voir une image d'icône pour le(s) document(s) (word, PDF ou PowerPoint) avec le mot copie à l'écran.

Une fois que cela est affiché, vous pouvez déposer le(s) document(s) dans la bibliothèque et passer à l'étape 5.

Étape 3: Sélection d'une bibliothèque interne pour télécharger des documents de recherche de Wall Street et d'entreprises publiques

*Si vous téléchargez uniquement des documents dans la bibliothèque des publications, vous sauterez cette étape et passerez à l'étape 5.

Pour la bibliothèque Wall Street Research and Public Company Documents, le processus est un peu plus compliqué. Vous devrez trouver la bibliothèque interne étiquetée avec l'année correspondante pour le(s) document(s).

Sélectionnez la bibliothèque comme indiqué à la première étape. Ensuite, vous devrez cliquer sur les points de suspension à côté des derniers articles et publications. Cela fera apparaître une liste d'options. Vous devrez sélectionner Tous les ensembles de documents. Cela ouvrira une autre liste d'options. Dans cette liste d'options, sélectionnez l'année correspondante pour le document. Dans l'exemple de capture d'écran ci-dessus, nous avons utilisé l'année 2017.

Étape 4: Glisser-déposer des documents dans la bibliothèque de documents de recherche et d'entreprise publique de Wall Street

Comme indiqué à l'étape 2, pour la bibliothèque Publications, vous devrez faire glisser le(s) document(s) dans la bibliothèque correspondante. Dans ce cas, ce sera la bibliothèque pour 2017. Pour vous assurer que vous téléchargez le(s) document(s) au bon endroit, lorsque vous faites glisser le(s) document(s) dans le groupe de travail, votre écran devrait apparaître comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus. La bibliothèque devrait être grisée et vous devriez voir une image d'icône pour le(s) document(s) (word, PDF ou PowerPoint) mais cette fois avec le mot se déplacer à l'écran.

Une fois que cela est affiché, vous pouvez déposer le(s) document(s) dans la bibliothèque et passer à l'étape 5.

Étape 5: Sélection de l'édition rapide pour renommer le(s) document(s)

Il existe deux manières de renommer le(s) document(s) dans une bibliothèque SharePoint. Pour ce cas, nous utiliserons la version Quick Edit. Pour trouver l'option Modification rapide, vous devrez cliquer sur Bibliothèque dans le ruban en haut de la page, puis cliquer sur Modification rapide. Une fois que vous avez cliqué sur Quick Edit, la bibliothèque ressemblera à une feuille de calcul Excel, comme le montre la capture d'écran ci-dessus.

Remplissez les informations dans les sections en surbrillance indiquées dans la capture d'écran ci-dessus. Les sections qui doivent être remplies diffèrent selon la bibliothèque que vous mettez à jour. Une fois que vous avez rempli les informations requises, assurez-vous de cliquer sur le mot STOP au-dessus des colonnes pour arrêter le processus d'édition rapide.

Publications

• Éditeur*
• Nom (titre du document)
• Date de publication (MM/JJ/AAAA)
• Type de rapport*
• Objet du rapport*

Recherche de Wall Street et documents de sociétés cotées en bourse

• Nom (titre du document)
• Éditeurs*
• Ticker* (Ticker boursier, pas toujours applicable)
• Date de publication* (MM/JJ/AAAA)
• Type de rapport*
• Objet du rapport*
• Auteur principal*

Veuillez noter que les astérisques notés dans les listes ci-dessus font référence à des métadonnées. Pour les sections avec des astérisques, des métadonnées sont disponibles. Vous n'aurez qu'à commencer à saisir un mot et vos sélections seront remplies automatiquement. Vous ne pourrez pas ajouter vos propres mots dans cette section. Veuillez contacter quelqu'un qui a accès au magasin de termes de données si quelque chose doit être ajouté.

Étape 6: enregistrement du produit final

Une fois que vous avez renommé le(s) document(s) et rempli toutes les sections applicables, vous devrez archiver le(s) document(s) afin que d'autres puissent voir le document. Si vous regardez le document, vous remarquerez que l'icône indiquant s'il s'agit d'un document PDF, Word ou PowerPoing, elle montre une flèche verte. Cela signifie que vous êtes le seul à pouvoir afficher le document pour le moment. Une fois que vous l'aurez enregistré, d'autres pourront voir le document.

Vous devrez d'abord sélectionner le(s) document(s) en cliquant à côté du document comme le montre l'exemple de capture d'écran ci-dessus. Cela placera une coche à côté du ou des documents. Une fois que cette coche est à côté du ou des documents, vous devrez à nouveau accéder au ruban en haut de la page et cliquer sur Fichiers. De là, vous cliquerez sur Check In. Cela archivera le(s) document(s) afin que d'autres puissent voir le(s) document(s) final(s) édité(s). Une boîte blanche apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez conserver le paiement après avoir enregistré le document. Cliquez simplement sur ok pour terminer le processus.

Étape 7: Le produit final - Bibliothèque des publications

Cette vidéo vous montrera toutes les étapes impliquées dans le téléchargement et le renommage du ou des documents dans la version Office 365 de SharePoint pour la bibliothèque de publications.

Étape 8: Le produit final - Wall Street Research et bibliothèque de documents d'entreprises publiques

Cette vidéo vous montrera toutes les étapes impliquées dans le téléchargement et le renommage du ou des documents dans la version Office 365 de SharePoint pour la bibliothèque Wall Street Research et Public Company Documents.