Séparer du texte à l'aide d'Excel : 7 étapes (avec des images)

2025 Auteur: John Day | [email protected]. Dernière modifié: 2025-01-23 14:46

Cette instructable vous montrera comment séparer le texte (dans le jargon informatique, analyser) à l'aide d'Excel. L'instructable vous présentera certaines des commandes de gestion de texte dans Excel. Cette instructable sera basée sur Excel 2007, mais fonctionnera dans n'importe quelle version récente du logiciel. La technique peut être appliquée à un large éventail de données.

Étape 1: Construisez votre liste de noms

Dans la cellule A1, entrez l'en-tête de colonne Nom. Fréquemment, les listes auront des noms sous la forme Last, First. Entrez quelques noms avec lesquels travailler. Dans le jargon informatique, un groupe de caractères de texte comme nos noms ici est appelé une chaîne.

Étape 2: Découpez les espaces supplémentaires

Souvent, les listes de programmes informatiques ou copiées à partir de pages Web comportent des espaces supplémentaires. Excel a une fonction appelée TRIM qui supprime les espaces supplémentaires; s'il y a deux espaces ou plus au milieu d'une chaîne, Excel les supprime tous sauf un, et s'il y a plusieurs espaces à la fin de la chaîne, Excel les supprime tous. Pour utiliser la fonction, entrez l'en-tête TRIMMED dans la cellule B1, puis entrez la formule =TRIM(A2). Pour montrer comment fonctionne la fonction, notez dans l'image que j'ai ajouté des espaces devant le prénom, Jane. La fonction TRIM supprime tous les espaces supplémentaires.

Étape 3: Trouvez le caractère de délimitation

Afin de séparer le nom et le prénom dans différentes cellules, nous devons trouver quelque chose qui sépare les deux parties (dans le jargon informatique, cela s'appelle un délimiteur); dans notre cas, il s'agit d'une virgule. Pour ce faire, nous utiliserons les fonctions de chaîne dans Excel. Dans la cellule C1, entrez l'en-tête Virgule et dans la cellule C2, entrez la formule: =TROUVE(", ", B2). En anglais, cette formule signifie Regardez dans la cellule B2 et découvrez où se trouve la virgule. Lorsque vous appuyez sur Entrée, la cellule C2 renvoie le numéro 6 (si le nom dans la cellule B2 est Smith, Jane) qui correspond à la position de la virgule dans la chaîne. Nous effectuons la fonction sur le nom coupé.

Étape 4: Trouver le prénom

Il est maintenant temps de trouver le prénom. Pour ce faire, nous utiliserons une fonction appelée MID, qui est utilisée pour extraire des parties d'une chaîne du MIDdle de la chaîne. Dans la cellule D1, saisissez l'en-tête F_Name. Où commence le prénom ? Eh bien, puisque nous savons que la virgule est en position 6 (le nombre renvoyé dans la colonne Comma) et qu'il y a un espace (rappelez-vous, nous avons coupé la chaîne), le prénom doit commencer deux positions après la virgule (un pour l'espace après, puis une de plus pour la première lettre du prénom). Dans la cellule D2, entrez la formule =MID(B2, C2+2, 100) et appuyez sur Entrée. Vous devriez voir Jane dans la cellule. Voici comment la formule serait traduite en anglais: prenez la chaîne dans la cellule B2, commencez 2 caractères après la virgule et retirez 100 caractères. En disant à Excel de prendre 100 caractères, nous disons tout prendre du caractère 8 à la fin de la chaîne; qu'il y ait 1 caractère ou 100, Excel obtiendra tout.

Étape 5: Trouver le nom de famille

Maintenant pour le nom de famille. Cette fois, nous utiliserons la fonction LEFT, qui tire le texte du côté gauche de la chaîne (nom ingénieux, hein ?). Dans la cellule E1, entrez l'en-tête L_Name. Alors, où se termine le nom de famille ? Nous savons que la virgule est en position six dans cet exemple, donc le nom de famille doit se terminer 1 caractère avant cela. Dans la cellule E2, entrez la formule = GAUCHE (B2, C2-1) et appuyez sur Entrée. Vous devriez voir Smith. Traduit la formule dit: Prenez le nombre dans la cellule C2 et soustrayez 1; prenez autant de caractères du côté gauche de la chaîne dans la cellule B2.

Étape 6: Copiez les formules

Copiez vos formules prédéfinies pour traiter le reste des noms en mettant en surbrillance les cellules B2 à E2. Vous remarquerez que dans le coin inférieur droit de la sélection, il y a une petite boîte noire; en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, sélectionnez la petite case noire et faites glisser vers le bas (lorsque votre souris survole le bon endroit, il se transforme en un signe "plus"). Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser vers le bas jusqu'à ce que vous atteigniez la dernière ligne de noms de votre liste et relâchez le bouton gauche de la souris.

Étape 7: Terminer

Maintenant, vous ne voulez pas de formules, vous voulez des noms. Nous avons presque fini. Mettez en surbrillance les cellules D2 à E6. Dans la zone en surbrillance, cliquez sur le bouton droit de votre souris. La bordure doit se transformer en une ligne pointillée mobile. Sélectionnez Copier dans le menu contextuel. Ensuite, appuyez à nouveau avec le bouton droit de la souris dans la zone en surbrillance, mais cette fois, sélectionnez Collage spécial. Cliquez sur le bouton radio Valeurs et sélectionnez OK. Vérifiez n'importe quelle cellule qui avait une formule (comme D2 ou E5); la formule aurait dû être remplacée par le résultat de la formule. Cliquez sur le A en haut de la colonne A et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé jusqu'à la colonne C. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone en surbrillance et sélectionnez Supprimer; il vous restera votre liste de noms avec le prénom et le nom dans différentes colonnes. C'est une technique flexible que vous pouvez appliquer à de nombreuses situations. S'amuser!