Création d'une macro dans Microsoft Excel : 7 étapes

2024 Auteur: John Day | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-30 09:07

Vous avez du mal à travailler avec des ensembles de données dans Excel ? Passer trop de temps à préparer des données et pas assez de temps à les analyser ? J'ai régulièrement utilisé des macros dans Excel pour raccourcir le processus de création de modèles de données efficaces, j'ai donc décidé que c'était le bon moment pour enseigner aux autres comment utiliser cet outil pratique. L'utilisation efficace de macros sur des processus en temps opportun fera gagner beaucoup de temps à votre entreprise, en retour économisant de l'argent.

Les macros sont essentiellement des programmes que vous créez dans Excel via un processus généralement connu sous le nom de « codage visuel ». Fondamentalement, vous appuyez sur "Enregistrer une macro", puis affichez les étapes intermédiaires et les calculs jusqu'à ce que vous obteniez votre produit final, puis vous terminez l'enregistrement. Maintenant, chaque fois que vous avez des données d'entrée présentées de la même manière que votre macro d'origine, vous pouvez appuyer sur ce bouton et le produit final sera réalisé instantanément.

J'ai créé une liste fictive de bons de commande et les informations correspondantes sur les prix et les espèces reçues. À travers le processus que je suis sur le point de vous montrer, j'ai créé une macro pour saisir les données dans une feuille de calcul professionnelle d'un simple clic. La feuille de calcul finalisée peut analyser quels comptes ont encore un solde et le nombre total de comptes pour la période donnée. N'hésitez pas à prendre ma macro et à la personnaliser pour qu'elle corresponde aux besoins de votre entreprise.

Avertissement avant de commencer:

Les macros sont une fonction complexe d'Excel. Je ne conseille pas aux utilisateurs débutants d'Excel d'essayer de créer une macro, d'abord apprendre à travailler dans Excel et une fois que vous avez une solide compréhension de l'utilisation d'Excel et des différentes fonctions, essayez de créer des macros. Cela étant dit, cette instructable est faite en supposant que les lecteurs comprennent comment fonctionner dans Excel

Fournitures

• Accès à Microsoft Office et Excel
• Une compréhension générale de l'utilisation d'Excel

Étape 1: Étape 1: Compiler les données et commencer à enregistrer la macro

Première image:

Organisez les données que vous souhaitez inclure dans votre tableau sur une feuille de calcul Excel. Une fois que tout est dans Excel, vous devez enregistrer la macro. Avec les macros, vous n'obtenez qu'une seule tentative, je vous recommande donc de l'examiner en entier avant d'essayer.

Deuxième image:

Pour enregistrer la macro, vous devrez activer l'onglet développeur, pour cela allez dans Fichier>Options>Personnaliser le ruban puis sélectionnez l'onglet Développeur et cliquez sur "OK".

Troisième image:

Maintenant que vous avez l'onglet Développeur dans votre ruban, cliquez sur l'onglet Développeur puis cliquez sur « Enregistrer une macro ». Créez un titre adapté au contenu du fichier et appuyez sur "OK", tout après cette étape sera le processus d'enregistrement de la macro jusqu'à l'étape où elle se termine. Notez également que toutes les cellules surlignées en jaune sont pour vous guider à travers cette instructable NE PAS mettre cela dans votre propre document, car cela modifiera la macro.

Étape 2: Étape 2: Créer un tableau et un modèle pour la feuille finale

Première image:

Créez d'abord une copie de l'onglet ouvert afin d'avoir des onglets identiques ouverts. Revenez à votre onglet d'origine et sélectionnez les données que vous souhaitez organiser. Créez un tableau avec des en-têtes et ajoutez quelques lignes d'espace au-dessus, j'ai fait 5 lignes.

Deuxième image:

Créez un titre en haut et créez une boîte qui contiendra les chiffres de contrôle. Les chiffres de contrôle pour ce modèle sont « Nombre de clients » et « Cash encore à collecter ». Quant à l'organisation de ce modèle, vous pouvez faire un vous s'il vous plaît mais sachez que mon instructable est spécifique à la mise en page que j'ai choisie.

Étape 3: Étape 3: Construire la première figure de contrôle

Cette étape est assez simple; cependant, une erreur ici peut empêcher le chiffre de contrôle de fonctionner dans la macro finale. Dans la case à côté de la cellule "Nombre de clients", créez une formule "COUNT" pour totaliser le nombre de cellules dans une seule ligne du tableau. J'ai choisi de compter les cellules que j'ai surlignées en jaune. Aussi, bon de noter que ma formule complète est également en haut de l'image.

Étape 4: Étape 4: Créer une deuxième figure de contrôle

Attention, ces deux prochaines étapes sont longues et peuvent être déroutantes, alors lisez attentivement. À partir de maintenant, mes instructions seront spécifiques à mon modèle de données. Si vous avez besoin d'un processus différent, veuillez utiliser le mien comme référence mais pas comme un modèle précis à 100%, car cela peut ne pas fonctionner pour votre fichier.

Première image:

Accédez au 2e onglet du classeur (l'onglet copié)

Dans la colonne J, créez une nouvelle ligne intitulée « Montant restant ». Dans la cellule J2 (cellule en surbrillance ci-dessus), entrez la formule = G2-H2 et copiez-la dans le reste des cellules. Revenez à l'onglet d'origine avec le modèle de travail.

Deuxième image:

Dans la cellule E4, créez une nouvelle formule totalisant la colonne de gauche Montant de la page copiée auparavant. La barre de formule affiche la formule terminée.

Étape 5: Étape 5: Espèces non encaissées par le client

Pour créer un visuel montrant quels clients ont encore des soldes impayés, nous devrons créer un tableau séparé.

Première image:

Pour commencer, revenez à l'onglet copié, illustré ci-dessus. Pour la nouvelle table, nous ne voudrons que les informations pour les clients avec un solde impayé. En premier dans les colonnes « L » et « M », intitulez-les respectivement « Prénom » et « Nom de famille ». Ensuite, dans la cellule L2, tapez la formule =IF($J2>0, A2,””). Cette formule écrite indique que si la cellule J2 est supérieure à 0, affichez la valeur dans la cellule A2, si elle n'est pas supérieure à 0, laissez la cellule vide.

Assurez-vous que lorsque vous référencez la cellule J2, vous mettez un signe dollar ($) devant le J, cela nous permet de copier correctement les données dans d'autres cellules. Le signe $ conserve la référence dans la colonne « J » mais permet aux lignes de changer en conséquence. Copiez ensuite la formule dans le reste des cellules des colonnes "L" et "M" (entourées ci-dessus).

Deuxième image:

Pour tirer avec précision la valeur en espèces, nous utilisons une valeur similaire à celle des noms précédents. Cette fois, créez une formule qui indique =IF(J2>0, J2,””). La seule différence dans cette formule est que si la valeur est supérieure à zéro, nous voulons les données de « Montant restant ». Copiez ces données dans le reste des cellules.

Troisième image:

Copiez ensuite les nouvelles données à partir de l'onglet copié, puis accédez à l'onglet modèle et faites un clic droit sous le tableau (peu importe où). Après un clic droit, regardez sous les options de collage et choisissez "Coller les valeurs", cela colle uniquement les nombres et non les formules.

Quatrième image:

Créez un filtre pour le tableau et choisissez l'un des en-têtes. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez filtrer tout sauf les blancs. Une fois le filtre en place, les numéros de ligne apparaîtront en bleu, j'ai surligné les cellules en jaune pour le rendre plus facile. Sélectionnez les lignes bleues et supprimez ces lignes. Une fois les lignes supprimées, effacez le filtre comme indiqué ci-dessous:

Étape 6: Étape 6: Finaliser le modèle

Pour rendre les données des espèces non collectées par client plus professionnelles, formatez les données sous forme de tableau. Une fois que c'est terminé, ajoutez un titre au tableau et cliquez sur "Fusionner et centrer" pour le rendre uniforme au tableau. Si ce n'est pas déjà fait, assurez-vous que les nombres sont formatés en "Comptabilité" pour montrer que les signes du dollar et les montants en cents. À ce stade, la macro est terminée et le produit final devrait ressembler à ceci:

Étape 7: Étape 7: Terminer la macro

Accédez à l'onglet "Développeur" dans le ruban et cliquez sur le bouton "Arrêter l'enregistrement". À ce stade, la macro est terminée et prête à être utilisée !

Lorsque vous utiliserez la macro à l'avenir, si les données de début sont présentées comme à l'étape 1, la macro devrait fonctionner parfaitement ! Suivez ces étapes de près et je vous promets que vous excellerez. Bonne chance!